← Terug naar alle raadsvragen
Leesversie 62 van 472
RIB Verslag archiefinspectie 2026
Lees de openbare vraag, het antwoord en de bijlagen als webtekst.
Deze raadsvraag over RIB Verslag archiefinspectie 2026 is gesteld door PRO op 21-05-2026. Het openbare antwoord is gedateerd 04-06-2026. Het dossier bevat 1 document.
Leesversie. De tekst hieronder is automatisch uit de openbare PDF-bestanden gehaald. De originele PDF onder ieder document blijft de officiële bron. Bijlagen zijn niet automatisch als vraag of antwoord ingedeeld.
Lees waar de informatie vandaan komt en hoe de leesversie is gemaakt
Direct openen
Documenten en bijlagen
Open hier de officiële vraag en beantwoording of één van de bijbehorende stukken als PDF.
Openbaar document
PRO RIB Verslag archiefinspectie 2026
Pagina 1
4 juni 2026 12:56
Detailrapport Vraag en antwoord los v/h Raadsplein (ID 1005)
Veld Waarde
Datum vraag 21-05-2026
Onderwerp RIB Verslag archiefinspectie 2026
Fractie(s) PRO
Vraag en antwoord In de RIB Verslag archiefinspectie 2026 Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI) Archiefwet 1995 staat dat om de beheersing te
versterken, het noodzakelijk is om structureel toezicht en
periodieke evaluaties van externe partijen in te richten, met
expliciete aandacht voor archiefbeheer. Ook wordt er aangegeven
dat om het informatiebeheer verder te versterken, het noodzakelijk
is om een formeel beleid te ontwikkelen voor vervanging, migratie
en conversie.
Vraag 1:
In de brief ontbreekt een reactie van het college op de
constateringen van het Waterlands Archief. Wat gaat het college
concreet doen om deze noodzakelijke punten uit de RIB zo snel
mogelijk te verbeteren?
Antwoord 1:
Het college onderschrijft de constateringen van het Waterlands
Archief. In het collegevoorstel is opgenomen dat de ambtelijke
organisatie opdracht krijgt om de verbeterpunten uit te voeren.
Concreet gaat het om drie acties:
1. het inrichten en borgen van een vaste cyclus voor actualisatie van
de hotspotlijst, inclusief duidelijke verantwoordelijkheden voor het
signaleren van nieuwe hotspots;
2. het inrichten en vastleggen van structureel toezicht en periodieke
evaluaties op externe partijen, waaronder DVO’s en SLA’s, met
expliciete aandacht voor archiefbeheer;
3. het ontwikkelen en implementeren van formeel beleid voor
vervanging, migratie en conversie.
De uitvoering van deze acties wordt belegd bij het Team
Informatievoorziening. De verbeterpunten worden opgenomen in
de jaarplanning 2026 en 2027.
In het inspectierapport staan naast verbeterpunten zoals
aangehaald in de RIB ook nog flink wat andere punten, die niet in de
RIB staan, namelijk:
Lokale regelgeving
Actualiseer en stel de hotspotlijst periodiek vast (bijv. jaarlijks).
Borg toezicht op archiefbeheer bij externe partijen en voer
periodieke evaluaties uit.
Detailrapport Vraag en antwoord los v/h Raadsplein (ID 1005)
Veld Waarde
Datum vraag 21-05-2026
Onderwerp RIB Verslag archiefinspectie 2026
Fractie(s) PRO
Vraag en antwoord In de RIB Verslag archiefinspectie 2026 Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI) Archiefwet 1995 staat dat om de beheersing te
versterken, het noodzakelijk is om structureel toezicht en
periodieke evaluaties van externe partijen in te richten, met
expliciete aandacht voor archiefbeheer. Ook wordt er aangegeven
dat om het informatiebeheer verder te versterken, het noodzakelijk
is om een formeel beleid te ontwikkelen voor vervanging, migratie
en conversie.
Vraag 1:
In de brief ontbreekt een reactie van het college op de
constateringen van het Waterlands Archief. Wat gaat het college
concreet doen om deze noodzakelijke punten uit de RIB zo snel
mogelijk te verbeteren?
Antwoord 1:
Het college onderschrijft de constateringen van het Waterlands
Archief. In het collegevoorstel is opgenomen dat de ambtelijke
organisatie opdracht krijgt om de verbeterpunten uit te voeren.
Concreet gaat het om drie acties:
1. het inrichten en borgen van een vaste cyclus voor actualisatie van
de hotspotlijst, inclusief duidelijke verantwoordelijkheden voor het
signaleren van nieuwe hotspots;
2. het inrichten en vastleggen van structureel toezicht en periodieke
evaluaties op externe partijen, waaronder DVO’s en SLA’s, met
expliciete aandacht voor archiefbeheer;
3. het ontwikkelen en implementeren van formeel beleid voor
vervanging, migratie en conversie.
De uitvoering van deze acties wordt belegd bij het Team
Informatievoorziening. De verbeterpunten worden opgenomen in
de jaarplanning 2026 en 2027.
In het inspectierapport staan naast verbeterpunten zoals
aangehaald in de RIB ook nog flink wat andere punten, die niet in de
RIB staan, namelijk:
Lokale regelgeving
Actualiseer en stel de hotspotlijst periodiek vast (bijv. jaarlijks).
Borg toezicht op archiefbeheer bij externe partijen en voer
periodieke evaluaties uit.
Pagina 2
4 juni 2026 12:56
Pagina 2
Leg vast archiefverantwoordelijkheden bij samenwerkingen en
houd een actueel overzicht bij.
Middelen en mensen
Verduidelijk en formaliseer de strategische aansturing van de
digitale informatievoorziening.
Borg structureel voldoende capaciteit en specialistische kennis
binnen de organisatie.
Versterk kennisborging en overdracht om continuïteitsrisico’s te
beperken.
Archiefruimten, applicaties en e‑Depot
Werk uit een uniform proces voor migratie en conversie van digitale
informatie.
Actualiseer en concretiseer het calamiteitenplan voor digitale
archieven.
Borg archiverings- en e‑Depot-eisen bij selectie en implementatie
van applicaties.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Implementeer het kwaliteitsmanagementsysteem organisatiebreed.
Leg vast controles, audits en verbetermaatregelen en monitor
opvolging.
Versterk de regie op kwaliteit binnen processen en samenwerking
tussen rollen.
Ordening, authenticiteit, context en duurzaamheid
Implementeer MDTO volledig in alle relevante systemen.
Hernieuw het digitale bewaarbeleid/strategie en implementeer
deze.
Verbeter de integratie van vakapplicaties met het centrale
archiefsysteem.
Borg structurele kwaliteitscontrole op metadata, dossiervorming en
context.
Vervanging, conversie/migratie, selectie en vernietiging
Stel op een formeel beleid voor vervanging, migratie en conversie.
Werk uit richtlijnen voor beheer van applicaties in de
uitfaseringsfase.
Borg selectie en vernietiging structureel in processen en
documentatie.
Overbrenging
Maak afspraken met het Waterlands Archief over digitale
overbrenging.
Start met pilot‑overbrengingen om ervaring op te doen.
Vraag 2:
Welke acties onderneemt het college om deze verbeteringen te
realiseren?
Antwoord 2:
Pagina 2
Leg vast archiefverantwoordelijkheden bij samenwerkingen en
houd een actueel overzicht bij.
Middelen en mensen
Verduidelijk en formaliseer de strategische aansturing van de
digitale informatievoorziening.
Borg structureel voldoende capaciteit en specialistische kennis
binnen de organisatie.
Versterk kennisborging en overdracht om continuïteitsrisico’s te
beperken.
Archiefruimten, applicaties en e‑Depot
Werk uit een uniform proces voor migratie en conversie van digitale
informatie.
Actualiseer en concretiseer het calamiteitenplan voor digitale
archieven.
Borg archiverings- en e‑Depot-eisen bij selectie en implementatie
van applicaties.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Implementeer het kwaliteitsmanagementsysteem organisatiebreed.
Leg vast controles, audits en verbetermaatregelen en monitor
opvolging.
Versterk de regie op kwaliteit binnen processen en samenwerking
tussen rollen.
Ordening, authenticiteit, context en duurzaamheid
Implementeer MDTO volledig in alle relevante systemen.
Hernieuw het digitale bewaarbeleid/strategie en implementeer
deze.
Verbeter de integratie van vakapplicaties met het centrale
archiefsysteem.
Borg structurele kwaliteitscontrole op metadata, dossiervorming en
context.
Vervanging, conversie/migratie, selectie en vernietiging
Stel op een formeel beleid voor vervanging, migratie en conversie.
Werk uit richtlijnen voor beheer van applicaties in de
uitfaseringsfase.
Borg selectie en vernietiging structureel in processen en
documentatie.
Overbrenging
Maak afspraken met het Waterlands Archief over digitale
overbrenging.
Start met pilot‑overbrengingen om ervaring op te doen.
Vraag 2:
Welke acties onderneemt het college om deze verbeteringen te
realiseren?
Antwoord 2:
Pagina 3
4 juni 2026 12:56
Pagina 3
De overige aandachtspunten uit het inspectierapport zijn door het
Waterlands Archief wel benoemd, maar vallen binnen onderdelen
die in het stoplichtenmodel al als ‘voldoet’ zijn aangemerkt. Deze
aanbevelingen moeten daarom worden gezien als aanvullende
aandachtspunten waarop de gemeente zich verder kan focussen
om het informatie- en archiefbeheer verder te versterken.
Deze overige punten worden binnen het reguliere werk
meegenomen in bestaande projecten, overlegstructuren en
kwaliteitsstructuren, evenals in lopende verbetertrajecten. Dit past
binnen de bestaande werkwijze van continue verbetering van het
informatie- en archiefbeheer.
Daarmee richt het college zich specifiek op de onderdelen die
volgens het stoplichtenmodel extra aandacht vragen, terwijl de
aanvullende aanbevelingen binnen de onderdelen die al als
‘voldoet’ zijn beoordeeld worden meegenomen in de bestaande
organisatieontwikkeling en reguliere uitvoering.
Pagina 3
De overige aandachtspunten uit het inspectierapport zijn door het
Waterlands Archief wel benoemd, maar vallen binnen onderdelen
die in het stoplichtenmodel al als ‘voldoet’ zijn aangemerkt. Deze
aanbevelingen moeten daarom worden gezien als aanvullende
aandachtspunten waarop de gemeente zich verder kan focussen
om het informatie- en archiefbeheer verder te versterken.
Deze overige punten worden binnen het reguliere werk
meegenomen in bestaande projecten, overlegstructuren en
kwaliteitsstructuren, evenals in lopende verbetertrajecten. Dit past
binnen de bestaande werkwijze van continue verbetering van het
informatie- en archiefbeheer.
Daarmee richt het college zich specifiek op de onderdelen die
volgens het stoplichtenmodel extra aandacht vragen, terwijl de
aanvullende aanbevelingen binnen de onderdelen die al als
‘voldoet’ zijn beoordeeld worden meegenomen in de bestaande
organisatieontwikkeling en reguliere uitvoering.